Quelle que soit l’activité exercée dans une entreprise commerciale, trouver un système rapide et fiable pour effectuer les encaissements est indispensable. Plusieurs solutions sont possibles dont celle d’opter pour une caisse enregistreuse, mais est-ce la bonne décision pour tous les commerces et comment choisir ?
La caisse enregistreuse : une réponse adaptée aux obligations légales
Depuis la loi de finances de 2016, applicable depuis le 1er janvier 2018, les logiciels de caisse utilisés par les commerçants sont strictement réglementés. Selon l’article 1770 duodecies du CGI, ils doivent remplir des « conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation ou d’archivage des données ». Si la caisse enregistreuse n’est pas pour autant obligatoire, elle permet de répondre à un certain nombre de ces conditions. Et si elle est en plus certifiée par la norme NF525, c’est une véritable garantie de conformité.
Les avantages d’une caisse enregistreuse, quelle que soit la nature du point de vente
Contenant par définition une machine à calculer intégrée, elle limite voire supprime les erreurs de montants au moment des encaissements. Elle permet également une simplification du travail, car tout peut être préenregistré, des plats commandés aux multiples produits vendus. Elle garantit une comptabilité sûre et fiable en conservant une trace de toutes les transactions effectuées. Équipée de monnayeurs qui évite le contact avec les espèces, elle répond au respect des règles d’hygiène et augmente la sécurité des employés. Grâce à ce gain de temps, le professionnel peut développer d’autres aspects de son activité comme le conseil client et ainsi augmenter sa rentabilité.
Différents modèles de caisses enregistreuses pour s’adapter aux spécificités de chaque point de vente
Les besoins en matière d’encaissement sont différents dans une pâtisserie, un salon de coiffure ou une petite supérette. Ainsi, les commerçants du secteur CHR (cafés, hôtels, restaurants) doivent pouvoir enregistrer les commandes ou distinguer les taux de TVA selon le mode de consommation. Dans un magasin de jouets, il sera plutôt utile de pouvoir gérer le stock, modifier facilement les prix des produits ou sortir rapidement une facture. Il est primordial de bien identifier les particularités et les attentes de chaque point de vente afin de déterminer la caisse enregistreuse la plus adaptée.
Recourir à un professionnel pour trouver la caisse enregistreuse adéquate et l’utiliser au mieux
Le recours à un spécialiste peut être un choix judicieux dans ce cas pour plusieurs raisons. S’appuyant sur son expérience, il peut facilement établir un diagnostic précis des besoins de chaque point de vente. Il dispose parfois d’un showroom lui permettant de présenter les produits ainsi que des références de magasins déjà équipés qui peuvent rassurer l’acquéreur. Il propose aussi des services appréciables tels que la formation du personnel à l’utilisation de la caisse, garantissant ainsi efficacité et rapidité. Il intervient également après l’acquisition en cas de dysfonctionnements grâce à son service après-vente. Maîtrisant le domaine d’activité, il est souvent réactif et propose des solutions adaptées comme la maintenance à distance. Il peut également proposer un système de location offrant une liberté supplémentaire au commerçant qui peut ainsi tester différentes caisses enregistreuses.
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